Electronic Records Management


 
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 Records Management, les N TIC et le dveloppement des entreprises

         
soufiane bouharrat
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: 270
: 05/04/2008
: http://earchiving.blogspot.com

: Records Management, les N TIC et le dveloppement des entreprises    05, 2009 10:55 pm

Ébauche dune problmatique relative la relation existant entre le Records
Management, les N TIC et le dveloppement des entreprises

Le terme de records management dsigne la gestion des documents internes (papier en majorit) et des donnes lectroniques (de plus en plus) qu'une entreprise doit conserver comme preuves de son activit, des transactions
qu'elle a opres, des relations qu'elle a entretenues avec ses partenaires...

En fait, il dsigne un ensemble de mthodes et de procdures mettre en uvre pour une gestion rationnelle des documents que les services administratifs produisent et reoivent.

Le records management repose sur des principes et des procdures que l'on retrouve lintersection dactivits bien
connues : la gestion des archives, la gestion de l'information documentaire, et la gestion de la qualit.

Depuis plusieurs dcennies cette discipline essaye de se dvelopper, notamment aprs la seconde guerre mondiale, poque ayant connu un avnement de nouvelles techniques dorganisation de ladministration.

Ces dveloppements ont gnr dnormes masses documentaires quil fallait prendre en charge pour prserver les droits des administrations et des citoyens.


Dun autre ct des problmes daccs aux documents et linformation ont pouss la mise au point de procdures de gestion des documents ltape courante, au fur et mesure de leur cration, pour palier aussi le problme de lespace de conservation.

Fallait-il alors mettre au point des techniques pour Identifier:

Tous les documents,
Les doubles pour les liminer,
Ceux qui ne sont plus utiles pour la gestion courante,
Les documents essentiels et vitaux,
Le contenu de chaque document pour le valoriser et en tirer profit (capitaliser les expriences),
Les besoins en information pour les satisfaire.

Linformatique a t dun grand apport pour la gestion des donnes et des documents, pour le contrle de la cration des dossiers et pour leur transmission, en dpit de la difficult de la standardisation de ce domaine trs muable.

Mais le records management sest encore plus dvelopp ses dernire annes et a tendance a devenir une pratique admise et introduite dans toutes les entreprises modernes.

Pourquoi ce phnomne ?

La gestion de linformation apparat de plus en plus comme lun des enjeux majeurs pour les institutions et les entreprises : ractivit lvolution des marchs, synthse dune veille concurrentielle et dun savoir-faire interne pour rduire les temps et les cots en conception, assurance de la qualit base sur lintgration en temps rel de donnes
externes (clients, normes,...) et la scurisation des donnes internes.

La demande de linformation devient globale : celle de bases de donnes aux interfaces ergonomiques, permettant daccder lensemble des connaissances utiles au process de conception/production/distribution...


Elle saccompagne dune " dmatrialisation " : le souci est de trouver rapidement linformation critique, et non les
rfrences ou le document structur.

De l apparat tout lintrt de la Gestion Electronique des documents avec tout ce quelle implique comme changements dans le processus de cration, de contrle et de diffusion de linformation. Elle permet un change
dinformations et de documents de manire automatise et favorise un accs instantan et simultan un document ou plusieurs documents.

Cette dernire constitue le moyen inluctable du travail en groupe et concertation dont sont caractrises les entreprises de nos jours groupware .

Mais au demeurant, ces nouveauts posent des problmes de comprhension de la mutation, dadaptation des mthodes de travail au nouvel environnement et de dadhsion des intervenants dans le processus de gestion
des documents.

A titre dexemple, la production des documents change de forme et de mthodes puisquelle est dsormais soutenue et structure par des moyens technologiques et informatiques complexes.

Les changes traditionnels se font substituer graduellement par les techniques de workflow , et rvolutionnant ainsi toutes les mthodes dorganisation des documents, crant deux problmes majeurs :

Validit des documents sous forme informatique,
Difficult de lorganisation des documents lectroniques gnrs par la gestion lectronique des documents.

Dun autre cot il est signaler limportant apport du Records management et de la GEIDE dans la capitalisation des expriences de lentreprise par une matrise des connaissances acquises et produites par les techniciens de cette dernire.

Comment le records management constitue une volution de la gestion des documents et des archives dans un milieu conomique ?
Comment permetil une meilleure rationalisation des moyens de lentreprise ?
Comment gnre t-il des gains lentreprise ?
Quelles sont les contraintes de linformatisation du processus de gestion des documents ?
Comment le records management permet une meilleure gestion des connaissances de lentreprise et quapporte le Knowledge management cette dernire ?

Quelques questionnements pour amorcer la rflexion sur le records management et son apport dans une re de concurrence et dobligation de rationalisation des ressources.


Soufiane Bouharrat

    
 
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