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 La thorie des trois äges revisite: Adopter un nouveau modle conceptuel / Michel Roberge

         
soufiane bouharrat
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: 270
: 05/04/2008
: http://earchiving.blogspot.com

: La thorie des trois äges revisite: Adopter un nouveau modle conceptuel / Michel Roberge    14, 2012 10:47 pm

La thorie des trois ges dveloppe par lamricain Schellenberg repose sur ltat dans lequel se trouvent les documents, par consquent les dossiers par rapport la gestion des activits des organisations : actifs, semi-actifs ou inactifs. Or, dans la vraie vie, la frontire des phases de ce triptyque existentiel est plutt permable, parfois mme artificielle. Ainsi, mme dans les deux premiers stades de la vie des units documentaires, force est de constater que certaines dentre elles, au sein dune mme srie documentaire (rubrique du schma de classification), sont plus ou moins actives ou semi-actives que dautres. Ce qui nest videmment pas le cas pour le statut dinactivit. Dans la ralit, le concept des trois ges sclate en multidegrs dusages. Et on sait maintenant quil est de plus en plus impossible dappliquer ce modle rigide dans un environnement de dossiers 100 % technologiques, voire hybrides (composs en partie de documents en format papier et technologiques).

Dans une organisation, les documents et les dossiers doivent tre conservs tant quils sont utiles : des fins de management en gnral, pour leur valeur financire ou leur valeur juridique, pour protger les proprits intellectuelles, les informations stratgiques et sensibles de lorganisme, les droits de ses partenaires, de ses fournisseurs et de ses clients, les renseignements personnels quelle dtient. Elle doit assurer son existence et la continuit des affaires dans un environnement normatif, lgal, rglementaire et socital et grer les risques de disponibilit ou de non-disponibilit de l'information. Linformation consigne sur un support qui a t cre, reue ou expdie, lment de preuve dune activit en lien avec la mission ou la gestion interne, est utile court, moyen ou long terme (voire en permanence). Et la majorit de ces documents, fdrs en dossiers faut-il le rappeler, deviennent un jour inutiles des fins de management : leur sort final prtabli ( dtruire ou conserver comme document darchives mmoire historique organisationnelle) permet de les extirper des rservoirs dinformations managriales.

Sur la base de ce principe universellement reconnu, on devrait adopter un nouveau modle conceptuel de gestion du cycle de vie en deux temps : une dure de vie utile (en nombre total dannes ou sur une base temporelle plus petite - mois, semaines ou jours -, selon les besoins) et un sort final lorsque les documents et les dossiers n'ont plus d'utilit pour la gestion des activits qu'ils documentent : dtruire, conserver en totalit comme documents darchives ou trier (conserver les documents ou les dossiers ayant une valeur darchives et dtruire le reste).

Au besoin, pendant la priode dutilit, un ou des sites de conservation pourraient tre assigns plus spcifiquement pour les dossiers 100 % ou en partie papier pour lesquels des modalits dentreposage se traduisant par une localisation autre que celle des units administratives simposent.

Le tableau annot qui suit illustre ces propos (cliquez sur limage pour lagrandir).






Source http://gestarcarnets.blogspot.com/2012/03/532-la-theorie-des-trois-ages-revisitee.html
    
 
La thorie des trois äges revisite: Adopter un nouveau modle conceptuel / Michel Roberge
          
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