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 Procdure de versement des archives historiques

         
soufiane bouharrat
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: 270
: 05/04/2008
: http://earchiving.blogspot.com

: Procdure de versement des archives historiques    02, 2010 8:25 pm

Aprs extinction de la valeur administrative, les documents acquirent une seconde valeur dite historique, si l'information qu'ils vhiculent rpond aux de conservation dfinitive. Ce qui fait appel la fonction valuation (complexe et sensible) des dossiers pour en tirer la seule proportion utile pour la recherche historique.
Evaluation de la qualit des archives :
Vues les limites des espaces affects la conservation et la lourdeur de la gestion des archives, Il nest plus possible de tout retenir, l'institution des archives ne doit recevoir que des archives ayant un caractre historique choisis grce un mode de slection et de choix pertinent.
Les principaux moyens de slection :
Le calendrier de conservation qui permet l'identification des archives ayant atteint le 3me ge. Il donne pour chaque document des dlais de conservation dans les trois tapes de leur cycle de vie et spcifie ceux qui sont thoriquement ou rglementairement vous llimination ou la conservation dfinitive.
Les critres de slection qui permettent de choisir dans l'ensemble de documents produits par l'administration, les dossiers qui concordent effectivement avec le mandat officiel de l'institution qui les reoit.
La rglementation.
Programmation des versements :
En principe au moins au dbut de l'anne, l'institution des archives doit savoir, grce l'exploitation du calendrier de conservation, quelles sont les administrations qui doivent verser, quoi, et quelles quantits. Ces donnes lui permettent de dresser un programme sur le long de l'anne pour recevoir chaque versement une date prcise. Par ailleurs, elle pourra prvoir les
moyens adquats pour la prise en charge du versement. Donc les administrations doivent adresser leurs bordereaux de versements l'institution des archives au moins un mois avant le versement prvu par le programme pour un autre examen de la liste des dossiers pour vrifier la conformit des dossiers relativement aux critres de slection et au calendrier de conservation.
Le bordereau de versement des archives :
Le bordereau de versement des archives est un instrument administratif et technique au mme-temps. Il sert formaliser lopration du transfert des archives de ladministration qui les a produites vers lInstitution des Archives Nationales. Il a un caractre administratif car il officialise lacte du transfert de proprit des documents.
Il a un caractre technique car il consigne la description des articles transfrs, suite une analyse du contenu de ces derniers. Prsent sous forme de liste chronologique, il devient un instrument de recherche.
Il est constitu de deux parties principales :
1re partie :
- Une identification de ladministration versante :
Intitul de ladministration versante
Tutelle
Signature du responsable
- Une description globale du versement :
Intitul gnrique
Structure productrice
Dates extrmes
Nombre darticles
Espace occup
- Une zone pour signature et contre signature (dcharge)
2me partie :
Prsente la liste des dossiers verss. Elle est constitue de 04 colonnes :
- N squentiel des articles : les numros doivent se suivre dans une squence correcte car il sagit dun des lments de la future cote attribue par lInstitution des Archives Nationales chaque article. Eviter les N discontinus et les N rptitifs Bis et Ter.
- Intitul des articles : liste des titres attribus aux articles (boites, liasses, registres, bandes magntiques etc...). Ces derniers doivent tre courts, pertinents et significatifs.
On doit viter lemploi de termes trop gnrique, des abrviations, des sigles, des acronymes, du jargon administratif ou technique incomprhensible par tout le monde.
- Dates extrmes : Dlimitant la premire et la dernire date de s pices de chaque dossier.
- Localisation : colonne rserve lInstitution des Archives Nationales ; chaque article recevra un N combin pour lidentification de son emplacement dans le magasin darchives.
Le bordereau de versement est rdig en deux exemplaires et transmis avant le versement lInstitution des Archives Nationales qui doit donner un avis favorable ou non pour le versement ainsi propos.
Si des corrections sur le fonds du versement ou du bordereau de versement simposent, elles sont apportes avant lopration du transfert. Sinon une date est fixe pour le versement.
Aprs la rception un exemplaire du bordereau de versement est contre sign et retransmis ladministration versante titre de dcharge, elle peut lutiliser pour demander la consultation dun articles dans ses propres services si un besoin dans ce sens surgit.
Le second reste dans lInstitution des Archives Nationales pour les besoins de sa gestion administrative et technique internes.

Prparation matrielle du versement :
Une norme officielle ou une directive technique doit tre observe dans la prparation
du versement du point de vu de l'organisation et de l'acheminement vers l'institution
des archives.
On doit notamment observer ce qui suit :
Classement interne des dossiers
Suite logique des boites entre elles.
Numrotation claire et continue des boites.
Regroupement des boites dans des contenants de cinq boites pour faciliter la manutention et viter les dclassements.
Rdaction du Bordereau de Versement.
Transfert des dossiers :
Le transfert doit tre fait dans le dlai dfinis par l'institution des archives. Le transport des articles doit tre fait grce l'utilisation de contenants qui facilite leur manutention et vite leur dclassement.
Le chargement et le dchargement doivent tre faits de manire faciliter le contrle la rception.
Exemple :
Chargement et dchargement dans lordre.
Mise en vidence de la signalisation
Transfert de suites continues la fois

Les oprations post- versement :
Le contrle la rception :
C'est une opration trs importante car il s'agit d'une passation de proprit d'un patrimoine. L'acqureur doit s'assurer qu'il a effectivement reu ce qui est signal sur le Bordereau de versement qui est en fait sa dcharge.
Le contrle doit tre fait en prsence du reprsentant de l'administration versante et concerne au regard du Bordereau de versement, la conformit de :
1. Quantit des dossiers
2. Intituls des dossiers
3. Dates des dossiers
Il concerne aussi la qualit physique des articles :
1. Classement interne
2. Signalisation
3. Etat des articles.
Le versement peut tre rejet ou mis en instance de rception lorsque des anomalies sont constates l'gard de la conformit avec le Bordereau de versement.
    
 
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