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 Le versement des archives dans la thorie : Analyse des trois dfinitions

         
soufiane bouharrat
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: 270
: 05/04/2008
: http://earchiving.blogspot.com

: Le versement des archives dans la thorie : Analyse des trois dfinitions    21, 2009 10:26 pm

L'objectif de ce paragraphe est d'analyser les notions importantes employes dans chaune des trois dfinitions pour en ressortir la profondeur du sens et la porte terminologique de chaque terme, ceci permettra de faire une reconstitution du tout dans une dfinition globale, comme il dj t avanc.
1 re dfinition: Le versement : action de verser, qui veut dire en terme archivistique : transfrer des archives pour une conservation. Opration matrielle : une intervention ncessitant un certain nombre de moyens matriels tel que le conditionnement des dossiers dans des cartons, vhicule de transport, etc... Opration administrative : en effet il s'agit d'une passation entre deux administrations (productrice et de conservation. Les archives sont l'origine des documents administratifs, produits dans un cadre lgal; ils ne doivent changer de propritaire que suivant une procdure administrative qui donne, cette passation, un caractre lgal. L'outil administratif et juridique qui sert cette opration est le "Bordereau de versement" Les Archives sont transfres: les documents ayant un intrt Loi 88-09 du 26 janvier 1988 article 8 sont dplacs dfinitivement d'un local o ils furent produits vers un autre o ils seront conservs dans des conditions favorables et o ils pourront tre exploits par le public chercheur. D'un service qui les a rassembl: tout en menant ses activits administratives, l'administrateur produit et reoit, priodiquement, un certain nombre de documents. Les affaires administratives s'achvent pour laisser place d'autres, et les dossiers doivent laisser place dautres plus actuels, aprs l'expiration de leur utilit administrative. Le service qui les a rassembl est tenu, rglementairement et pratiquement, se dfaire des dossiers qui l'encombrent inutilement; dans notre cas il s'agit des organismes publics cits dans l'article 3 de la loi 88-09 du 26 Janvier 1988. Au service comptent pour les recevoir : dans notre sujet, les versements des archives des organismes publics, ayant une valeur historique, doivent tre effectus l'institution charge des archives nationales savoir, le Centre des Archives Nationales Dcret 87-11 du 6 janvier 1987 portant cration du C.A.N., article 4 alina 3.
2me dfinition :
La conservation des archives est transfre de plein droit : L'institution des archives a un rle rglementaire de conservation des documents historiques produits par l'administration qui en a t uniquement utilisatrice, pendant une priode limite, pour les besoins de sa gestion quotidienne ou priodique. De ce fait et pour que les rles soient respects, la rationalit et l'efficacit assures, les archives doivent tre transfres dans le cadre adquat de leur conservation savoir le C.A.N. dans notre cas. Institution charge de leur traitement et mise en valeur : En plus de la conservation, les versements vont subir des traitements physiques et intellectuels pour :
- une meilleure prservation,
- les besoins de gestion des fonds (gestion des espaces de conservation, localisation...)
- la communication aux chercheurs et valorisation73, par louverture des fonds la consultation et par les expositions. En rgle gnrale, les archives ne devraient pas accepter des documents qui ne seront pas communicables de nombreuses annes, mais il est fait exception cette rgle lorsque l'administration d'origine est dissoute ou quelle n'a pas de successeur ou quand les documents risquent d'tre endommags ou disperss s'ils restent dans les locaux de l'administration d'origine Le rle de l'administration des archives et de gestion des documents courants dans les systmes nationaux d'information : une tude RAMP/J.B. Rhoads.- Paris: UNESCO,1983.
3me dfinition : Le versement conditionne l'accroissement des fonds : Le versement tant un mode dentres des archives, il a pour objectif principal, l'alimentation du fonds d'une institution des archives. Les fonds tant destins tre exploits et desservir la communaut des chercheurs ainsi que le grand public, ils doivent tre riches et composs de ce qui vaut la peine d'tre conservs pour servir la recherche rtrospective; ceci implique :
- Rgularit des versements et enrichissement systmatique des fonds de l'institution des archives.
- Tri et valuation des archives pour slectionner uniquement celles pourvues d'une valeur historique Les archives au XXme sicle.../Carol.Couture et J.Y. Rousseau .- p 20.
- Ncessit de l'organisation des documents en amont du versement afin que les oprations d'valuation deviennent possibles grce l'existence de moyens d'identification de chaque document Les archives au XXme sicle.../Carol.Couture et J.Y. Rousseau .- p 20.
- Normalisation et procdures employes dans toute la fonction pour assurer la facilit, la pertinence et la comprhension de tout par tous.
Sans mthodes prcises, il y a risque d'entraner des problmes de responsabilit l'une des deux parties; ou des retombes sur la gestion ultrieure des fonds collects.
Synthse :
Il ressort de la premire dfinition que le versement est une obligation rglementaire et pratique impose aux administrations publiques qui, en ralit, ne doivent possder les documents qu'elles ont produit que durant la priode de leur utilit administrative.
Elles doivent les remettre aux Archives Nationales aprs l'expiration de cette utilit pour qu'elles deviennent source de recherche historique. Tandis que la seconde ajoute que le versement est une forme de transposition des archives d'un milieu d'utilisation administrative exclusive, qui ne favorise pas leur prservation, vers un milieu de meilleure conservation qui favorise aussi leur exploitation par un public plus large. Cette dfinition insiste aussi sur l'aspect rglementaire de la fonction. La troisime dmontre lintrt et l'objectif du versement et fait allusion la ncessit de favoriser la collecte des archives historiques et du choix de celle qui rassemblent certains critres ; ceci est dcrit par Couture et Rousseau comme tant de l'acquisition active L'acquisition active est l'opration de collecte faite par l'initiative de provocation des entres par l'application de la rglementation. In: Les archives au XXme sicle../ Carol Couture...
Reconstitution dune dfinition globale : Nous aboutissons alors une synthse de tout ce qui a t avanc prcdemment; en essayant de formuler une dfinition globale qui regroupe ce qui est disparate dans les dfinitions considres.
Le versement des archives est une opration administrative, rglementaire et technique de passation de proprit des documents historiques d'une administration publique, qui les a produit, vers celle qui est charge de leur conservation dfinitive. Il a pour objectif, la collecte des fonds d'archives pour constituer le patrimoine archivistique compos de sources dment choisies. Il doit tre rgi par les rgles de l'archivistique en prenant pour base, la rglementation, les normes et les procdures.

Lien : http://earchiving.blogspot.com/2009/12/le-versement-des-archives-dans-la_12.html
    
 
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